Про ефективність здійснення контролю

З В І Т за результатами проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами міської ради та виконкому контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Дніпропетровської облдержадміністрації, рішеннями міської ради та її виконкому, розпорядженнями міського голови

Відповідно до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України (надалі — Методика оцінки ефективності контролю за виконанням завдань), затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 18.05.2011р. №522, на виконання розпорядження голови Дніпропетровської облдержадміністрації від 04.08.2011р. №Р-535/0/3-11 “Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України та розпорядження міського голови від 01.11.2011р. №635-р робочою групою протягом листопада 2011 року було проведено вивчення ефективності здійснення в 2011 році контролю за виконанням структурними підрозділами міської ради та виконкому завдань, визначених актами та дорученнями вищих органів виконавчої влади, рішеннями міської ради та її виконкому, розпорядженнями міського голови.

За результатами перевірки встановлено, що у виконкомі міської ради існує система роботи з документами. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи “Облік ОДА”. У програмі ведеться облік вхідних, вихідних документів виконкому та облік виконання контрольних документів. За звітний період до виконкому надійшло 6573 службових документа, прийнято 302 рішення міської ради, 1019 рішень виконкому міської ради, видано 672 розпорядження міського голови.

У кожному структурному підрозділі міської ради та виконкому ведеться своє діловодство. Його здійснюють відповідальні особи, призначені наказом по підрозділу або в посадових інструкціях, в яких вказані ці функції. На період їх тимчасової відсутності визначені особи для заміщення.

Робочою групою проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань за показниками, визначеними Методикою оцінки ефективності контролю за виконанням завдань, за результатами проведеної оцінки діяльність виконкому міської ради можна визначити ефективною:

1. Дотримання строків виконання завдань.

Робота зі службовими документам в структурних підрозділах міської ради та виконкому проводиться відповідно до Регламенту виконавчих органів міської ради від 28.09.2011р. №802, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Павлоградської міської ради, затвердженої рішенням виконкому від 22.08.2007р. №951, Інструкції щодо порядку організації діловодного контролю за виконанням документів у виконавчих органах Павлоградської міської ради, затвердженої рішенням виконкому від 14.01.2009р. №17.

У виконавчому комітету здійснюється систематичний контроль за виконанням службових документів.
За звітний період надано 4116 інформацій на виконання документів:

- Дніпропетровської облради — 46;
- Дніпропетровської облдержадміністрації — 1216;
- управління та відділи облдержадміністрації — 513;
- депутатів обласної ради — 32;
- інші документи — 2309.

Структурні підрозділи міської ради та виконкому дотримуються строків виконання завдань, визначених актами та дорученнями, готуються інформації про їх виконання. Проте при перевірці виявлено випадки порушення виконавської дисципліни.

2. Дотримання порядку попередньої реєстрації та розгляду актів і доручень в реєстраційно-контрольних картках чи журналах реєстрації.

Документи, які надходять до виконкому, структурних підрозділів міської ради та виконкому розглядаються керівниками в день надходження.
Реєстрація службових документів у структурних підрозділах міської ради та виконкому здійснюється в установленому порядку (журнали або електронна форма).

3. Дотримання порядку формування справ, картотек, банків даних.

Формування справ у діловодстві виконкому міської ради, тимчасове зберігання та використання архівних документів здійснюється згідно з вимогами Закону України “Про національний архівний фонд і архівні установи”, Наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2011р. №16 “Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій” та Регламентом виконавчих органів міської ради.
У структурних підрозділах міської ради та виконкому справи формуються відповідно до затверджених номенклатур справ.

4. Дотримання вимог щодо:

4.1 розгляд і встановлення строків виконання завдань, підготовки проектів документів.

Строки виконання завдань визначаються відповідно до Інструкції щодо порядку організації діловодного контролю за виконанням документів у виконавчих органах Павлоградської міської ради та за резолюцією передаються безпосередньо виконавцю;

4.2 змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які розробляються на виконання завдань.

Документи готуються та оформлюються відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 “Вимоги до оформлення документів”, Інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування;

4.3 організації контролю за виконанням завдань.

У структурних підрозділах міської ради та виконкому існує система контролю, визначені відповідальні за цей напрям роботи, ведеться облік контрольних документів в установленому порядку, розробляються заходи та орієнтовні графіки здійснення контролю за їх виконанням.

За результатами перевірки робоча група виходить з пропозиціями:

1. Керівникам структурних підрозділів міської ради та виконкому:

постійно вживати заходів щодо недопущення порушень термінів виконання контрольних документів;
при здійсненні контролю за виконанням завдань, визначених актами та дорученнями, розробляти плани заходів та орієнтовні графіки здійснення контролю за їх виконанням.

2. При порушенні терміну виконання контрольних документів надавати письмове пояснення за підписом керівника структурного підрозділу міської ради чи виконкому.

3. При проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами обов”язків і завдань протягом року враховувати стан дотримання ними виконавської дисципліни.

4. За підсумками року за пропозиціями керівників структурних підрозділів міської ради та виконкому здійснювати заохочення посадових осіб, відповідальних за контроль, ініціювати підвищення їх кваліфікації або застосовувати до них заходи дисциплінарного впливу.